筆者の自己紹介
はじめまして！
ダンドリ利用促進部 サクセスエンゲージメントグループに所属しているトシです！
この度、テクノロジーPJの終了報告と共にテクノロジーPJの活動の軌跡を、
ブログに綴っていきたいと思います！！！
※PJ＝プロジェクト
はじめに：プロジェクトとの出会い
「テクノロジーの力を使って、iYellistsの『作業』を減らし、やりがいを持てる『仕事』をする時間を捻出する」
※iYellists＝iYellで働く社員
これが私たちテクノロジープロジェクト3期のミッションでした。
iYellの社員として日々の業務に追われる中、ふと気づいたのは、私たちの時間の多くが「作業」に費やされているということ。
特に「リマインド」という一見シンプルだけれど、実は多くの時間と労力を要する作業に着目しました。
私がこのプロジェクトに参加した理由は単純です。
日々の業務の中で、「あれ、これってもっと効率的にできないのかな？」という思いが常にあったからです。
特にリマインド業務(重要な期日や期限をiYellistsに事前に知らせること)は、誰かに何かを思い出してもらうという重要な役割がある一方で、その準備や実行に意外と時間がかかっていました。
チャットでタスクが完了していない人にメンションを付けるのが手間だったり、文章を考えるのに時間がかかったり、そもそも誰がまだタスクを完了していないのかを確認する作業自体が煩雑だったり...。
課題発見：リマインドの「めんどくささ」を解剖する
プロジェクトを進める中で、私たちはまず社内の様々な部署の方々にヒアリングを行いました。
すると、リマインド業務に関する課題が次々と浮かび上がってきました。
「全社会では事前に発表資料を提出いただきますが、提出されていない方に提出依頼のリマインドをしたり、毎回誰がリマインド対象なのか確認してその人に連絡するのが大変...」
※全社会＝毎月全社員が参加する会議。経営会議の内容やプロジェクトの報告、社員の自由発表、前月にiYellのバリューを体現していた人を表彰するMVP投票などがある。
「提出物のリマインドを対象者一人ひとりにしなければならないのが面倒...」
「チャットで相手にメンションをつけるのに時間がかかる...」
「リマインドの文章を毎回考えるのが手間...」
これらの声を整理していくと、リマインドする側とされる側、双方に課題があることがわかりました。
リマインドする側の課題:
- 文章を考えるのが手間
- メンションをつけるのが手間
- 対象者を探すのが手間
- リマインド漏れのリスク
リマインドされる側の課題:
- リマインドに慣れて効果が薄い
- リマインドされてもすぐに行動に移せない
これらの課題を解決するために、私たちは「リマインド自動化テンプレート」の開発に取り組むことにしました。
解決への道：テンプレート開発の舞台裏
テンプレート開発は一筋縄ではいきませんでした。
まず、どのような機能が必要なのか、どのように実装するのかを検討する必要がありました。
私たちは技術部門の三宅さんに協力を仰ぎ、Google スプレッドシートとGoogle Apps Script（GAS）を活用したテンプレートの開発を進めることにしました。
開発過程では様々な課題に直面しました。
例えば、リマインドの文章をどうするか？リマインドのタイミングは？リマインド対象者をどう特定するか？などなど。
特に印象的だったのは、リマインドの文章について議論したときのことです。
単なる事務的な通知では効果が薄いけれど、かといって派手すぎる文章も逆効果。
そこで私たちは、「冒頭メッセージ」「期日を伝える部分」「催促文」という3つの要素を組み合わせたテンプレートを考案しました。
このような親しみやすくも、タスクの重要性を伝えられるメッセージを自動生成できるようにしました。
また、リマインドのタイミングについても議論を重ねました。
早すぎると忘れられ、遅すぎると間に合わない。
最終的に「3日前」「前日」というタイミングでリマインドを送り、期日を過ぎた場合、毎日リマインドを続けるという設計にしました。
試行錯誤：マニュアル作成の挑戦
テンプレートができあがった後は、誰でも簡単に使えるようにするためのマニュアル作成に取り組みました。
これが予想以上に難しかったのです。
技術的な知識がなくても直感的に使えるマニュアルを目指しましたが、初期設定のGAS部分や、メンバー登録の方法など、説明が難しい部分がいくつもありました。
「リマインドの時間の設定方法」「マニュアルの見やすさ」など、細かい部分での修正を何度も重ねました。
特に苦労したのは、マニュアルの構成です。
最初に作ったマニュアルは「概要と手順が交互に記載されており、どこを見ればよいかわかりづらい」というフィードバックを受け、全面的に見直すことになりました。
そこで私たちは、実際に数名の社員の方にテンプレートを試していただき、つまずいた箇所をまとめ、修正を行いました。このフィードバックを元に、マニュアルを何度も修正していきました。
成果：リマインド自動化の実現
約6ヶ月に及ぶプロジェクトの結果、私たちは「リマインドくん」と名付けたリマインド自動化テンプレートを完成させることができました。
このテンプレートの主な機能は以下の通りです。
- タスク管理機能: タスク名、期日、リンク先などを入力するだけで、自動的にリマインドを設定できる
- 自動リマインド機能: 設定した期日の前に自動的にリマインドメッセージを送信
- チェック機能: タスク完了者はチェックボックスにチェックを入れるだけでリマインド対象から外れる
- 期日超過リマインド: 期日を過ぎても未完了のタスクには継続的にリマインドを送信
特に嬉しかったのは、テンプレートを試用した社員の方々から「これ、すごく便利！」という声をいただいたことです。
全社会の資料提出や、部署内の定例タスクなど、様々なシーンで活用される予定です。
学び：プロジェクトを通じての成長
このプロジェクトを通じて、私は多くのことを学びました。
まず、「テクノロジー」というと難しく感じがちですが、実は身近な課題解決のための強力なツールだということ。
GoogleスプレッドシートやGASといった、比較的アクセスしやすいツールでも、工夫次第で業務効率化に大きく貢献できることを実感しました。
また、PJメンバーでの協働の大切さも学びました。
私はテクノロジーに詳しいわけではありませんが、チームメンバーそれぞれが得意分野を活かし、補い合うことで大きな成果を生み出せることを実感しました。
特に印象的だったのは、「使いやすさ」の重要性です。
どんなに優れた機能を持つツールでも、使いにくければ誰も使ってくれません。
マニュアル作成に苦労したことで、ユーザー視点の大切さを身をもって学びました。
終わりに：これからの展望
リマインド自動化テンプレート「リマインドくん」は、これから様々な部署で活用されることを期待しています。
このプロジェクトは単なる業務効率化にとどまらず、「やりがいを持てる仕事の時間を捻出する」という大きなミッションに向けた一歩だと思っています。
リマインドというめんどくさくて大変な「作業」を自動化することで生まれた時間が、社員一人ひとりの成長や、より価値のある業務に充てられることを願っています。
最後に、このプロジェクトに関わってくださった全ての方々に感謝します。
特に技術面でサポートしてくださった三宅さん、常に的確なアドバイスをくださったプロジェクト顧問の阿部さん、そして共に試行錯誤を重ねたプロジェクトメンバーの皆さん。
皆さんのおかげで、「テクノロジーの力でiYellistsのやりがい向上とプラチナ企業に向けて」という目標に一歩近づくことができました。
これからも、テクノロジーの力を活用して、より働きやすく、やりがいを感じられる職場づくりに貢献していきたいと思います。
